Comment créer un salon virtuel réussi en 2020 ?

Organiser un salon virtuel revient à organiser un événement en personne – cela nécessite un niveau de soin et de planification similaire – mais les avantages uniques des événements virtuels est :

• la capacité de fournir plus de valeur à moindre coût,
• créer un résultat positif pour les participants, orateurs et sponsors.

Que ce soit pour vous assurer que les présentations se déroulent sans accroc ou pour créer des opportunités de réseautage individuel, ce guide vous aidera à rendre la planification de vos événements virtuels plus claire et plus simple.

C’est là qu’intervient une solide plate-forme d’événements virtuels.

L’utilisation d’une solution d’événements en ligne dédiée avec des éléments interactifs, des outils promotionnels et des fonctionnalités de mise en réseau facilite le processus de planification – de l’inscription à l’analyse des données.

Si vous avez du mal à planifier un événement virtuel réussi, vous êtes au bon endroit.

Voici ce que vous devez savoir.

Dans cet article, vous apprendrez :

FAQ sur les événements virtuels

• Comment créer un salon virtuel ?
• Quelle doit être la durée d’un salon virtuel ?
• Comment fonctionne une conférence virtuelle ?
• Combien devriez-vous facturer pour vos salons virtuels ?
• Comment gardez-vous les participants engagés lors d’un événement virtuel ?

FAQ sur les salons virtuels

Les salons virtuels rassemblent les gens, que ce soit pour aider les équipes à travailler, les orateurs à parler, les entreprises à se développer ou simplement les gens à établir des relations – le tout grâce à la puissance d’Internet.

Cependant, la planification d’un salon virtuel peut sembler accablante.

Ci-dessous, nous répondons aux questions les plus fréquemment posées sur l’organisation d’un événement virtuel réussi.

Comment créer un salon virtuel ?

Pour accueillir un salon virtuel, vous devrez commencer avec une plate-forme en ligne – il existe de nombreuses options, des outils de vidéoconférence au logiciel de webinaire, en passant par les salles de réunion virtuelles et les plates-formes d’événements virtuels de conférence complète.

L’utilisation d’une plate-forme d’événements virtuels tout-en-un telle notre plateforme facilite la réplication de l’expérience événementielle en personne avec des fonctionnalités telles qu’un lobby virtuel, un agenda en ligne, du contenu interactif, des stands d’exposition, des émissions en direct et en tête-à-tête la mise en réseau.

Une fois que vous avez choisi une plate-forme d’événement, il est temps de contacter les orateurs et les sponsors et de commencer à planifier.

Vous pouvez créer vos présentations, planifier des moments interactifs, pré-enregistrer n’importe quel contenu vidéo et concevoir une stratégie de promotion pour augmenter les inscriptions.

Quelle doit être la durée d’un événement virtuel ?

La réponse courte est – cela dépend de votre salon virtuel. Est-ce une conférence ? Se rencontrer ? Atelier ? Événement de remise en forme ? Spectacle de divertissement ? Il n’y a pas de bonne réponse.

Fait amusant : la durée moyenne d’un événement que nous organisons est de 3 heures, mais n’oubliez pas que votre événement peut être de n’importe quelle durée.

N’hésitez pas à programmer du contenu préenregistré à diffuser en direct pendant vos heures creuses locales.

Lors de la création du calendrier de votre événement, n’oubliez pas de laisser du temps entre les keynotes et les sessions principales pour le contenu interactif comme le réseautage, les sondages, les stands et les questions-réponses en direct qui aident les participants à se sentir plus connectés au contenu.

Par exemple, si votre minuteur de mise en réseau est réglé sur trois minutes, vous souhaiterez peut-être prévoir 5 à 6 minutes entre les segments de haut-parleurs pour donner aux participants une chance de réseauter et de rencontrer 1 à 2 personnes.

Comment fonctionne une conférence virtuelle ?

Une conférence virtuelle peut utiliser le même format qu’une conférence en personne moins l’espace physique, les déplacements, la nourriture et les autres obstacles et inconvénients liés aux coûts.

Le salon virtuel peut inclure de grandes présentations liminaires, des petits groupes, des tables rondes, des opportunités de réseautage, des formations, des jeux – les possibilités sont essentiellement infinies en fonction de la plate-forme que vous utilisez.

La principale différence entre une conférence virtuelle et une conférence physique est que les participants se connectent via une plateforme d’événements virtuels sur leur téléphone, ordinateur ou tablette.

Cela rend l’événement plus inclusif, accessible et encore plus précieux.

En d’autres termes, organiser une conférence virtuelle peut élargir votre audience tout en vous permettant de fournir la même expérience de conférence, simplement dans un cadre virtuel.

Combien devriez-vous facturer pour vos salons virtuels ?

Le prix est différent pour tout le monde.

Cela dépend en grande partie d’un certain nombre d’éléments, tels que vos objectifs, votre public, votre secteur d’activité, vos conférenciers, le format de l’événement, etc. En règle générale, il existe trois options pour la tarification de votre événement virtuel :

1. Rendez la participation entièrement gratuite.
   
   C’est idéal pour atteindre un public plus large, ce qui contribue à la génération de prospects, à la valeur du sponsor et à l’ajout au sommet de votre entonnoir marketing.
   
   
2. Frais pour les billets.
   
   Les événements virtuels payants peuvent générer des revenus importants, en particulier si votre événement comporte un réseautage personnel, une interaction créative et des conférenciers de grande valeur.
   
   Fait amusant : le prix moyen des billets pour les événements virtuels organisés à ce jour est de 35€.
   
   
3. Une combinaison des deux.
   
   Le plus souvent, nous voyons des organisateurs d’événements proposer des billets gratuits et payants pour leurs événements virtuels.

   Cela rend non seulement votre événement plus flexible et accessible, mais cela augmente également votre potentiel de revenus, vous permettant d’exploiter à la fois les revenus des billets et les revenus des sponsors.

   N’oubliez pas que chaque événement est différent et que votre prix doit correspondre à l’expérience et à la valeur que vous offrez lors de votre événement.

Comment gardez-vous les participants engagés lors d’un événement virtuel ?

La meilleure façon de garder les participants engagés lors d’un salon virtuel est de les laisser se rencontrer.

Nous pensons que les gens sont la partie la plus intéressante d’un événement.

Nous avons donc permis aux gens de découvrir facilement de nouvelles connexions à chaque événement organisé.

Pour connecter les gens, tirez parti des fonctionnalités interactives telles que les sondages, les sessions de questions-réponses bidirectionnelles, les discussions de groupe, la gamification, les démos interactives, les cadeaux de parrainage, les soirées de visionnage, etc.

Ces fonctionnalités aident les participants à se rencontrer et à contribuer à l’expérience, tout en évitant les distractions en ligne faciles.

Conclusion

Si vous parcourez les guides pratiques d’Internet, les salons virtuels peuvent vous sembler beaucoup de travail.

Mais ne vous inquiétez pas.

Les meilleurs salons virtuels trouvent des moyens de refléter intelligemment l’expérience en personne en fournissant un contenu et des opportunités de réseautage attrayants et interactifs uniques.

Il y a tout un monde de créativité que nous n’en sommes qu’au début d’explorer.

Les opportunités sont illimitées.

Nous serions ravis de vous aider à organiser un salon virtuel que vos invités n’oublieront jamais.

La question est : quel événement allez-vous créer maintenant ?