Guide complet pour utiliser Pipedrive
en 2024

Introduction

Dans le monde concurrentiel des affaires d’aujourd’hui, une gestion efficace de la relation client est cruciale pour le succès. 

Selon une étude récente de Forrester, les entreprises qui utilisent efficacement un CRM peuvent augmenter leurs ventes jusqu’à 29%.

C’est dans ce contexte que Pipedrive s’est imposé comme un outil incontournable pour les entreprises de toutes tailles. Voici un guide complet pour mettre en place ou optimiser Pipedrive avec toutes les fonctionnalités (dont certaines peu utilisées).

Qu’est-ce que Pipedrive?

Pipedrive est un logiciel de gestion de la relation client (CRM) conçu spécifiquement pour les équipes de vente.

Il offre une interface intuitive permettant de visualiser et de gérer facilement le pipeline de vente, de la première prise de contact à la conclusion de l’affaire.

Pipedrive est un CRM axé sur les ventes qui se distingue par sa simplicité d’utilisation et son approche visuelle du pipeline de vente.

Que vous soyez une entreprise qui démarre sa prospection ou une équipe cherchant à optimiser ses processus de vente, ce guide complet vous aidera à tirer le meilleur parti de Pipedrive en 2024.

Gestion des contacts et des entreprises

Organisation des contacts :

• Utilisez les tags pour catégoriser vos contacts
• Créez des listes de contacts basées sur des critères spécifiques
• Utilisez la fonction de fusion pour éliminer les doublons

Enrichissement des profils :

• Intégrez des outils d’enrichissement de données comme Clearbit
• Encouragez votre équipe à ajouter des notes détaillées après chaque interaction
• Utilisez la fonction de timeline pour avoir une vue d’ensemble des interactions

Segmentation des clients :

• Créez des segments basés sur des critères comme la taille de l’entreprise, le secteur d’activité ou le stade du cycle de vieUtilisez ces segments pour personnaliser vos approches de vente et de marketingConseil pratique : Utiliser les champs personnalisés pour une meilleure organisationCréez des champs personnalisés pour capturer des informations spécifiques à votre industrie ou à votre processus de vente. Par exemple, si vous vendez des logiciels, vous pourriez avoir un champ pour le système d’exploitation du client.Erreur à éviter : Négliger la mise à jour régulière des informationsDes données obsolètes peuvent conduire à des opportunités manquées. Mettez en place un processus de révision régulière des informations de contact, idéalement après chaque interaction significative.Suivi des opportunités de venteCréation et gestion des deals :Ajoutez de nouveaux deals directement depuis la vue pipelineAssociez chaque deal aux contacts et entreprises pertinentsUtilisez la fonction de glisser-déposer pour déplacer les deals entre les étapesUtilisation des activités liées :Créez des activités (appels, réunions, emails) liées à chaque dealUtilisez le calendrier intégré pour planifier et suivre ces activitésConfigurez des rappels pour ne jamais manquer une activité importantePrévisions de vente :Utilisez la fonction de prévision de Pipedrive pour estimer vos revenus futursAjustez les probabilités de réussite pour chaque étape du pipelineUtilisez les rapports de prévision pour informer votre stratégie de venteConseil pratique : Utiliser les étiquettes pour un suivi plus précisCréez un système d’étiquettes pour classifier vos deals (par exemple, « Haute priorité », « Besoin d’approbation », « En attente de budget »). Cela vous permettra de filtrer rapidement vos deals et de vous concentrer sur les plus importants.Erreur à éviter : Oublier de définir la valeur monétaire des dealsMême si la valeur exacte n’est pas connue au début, faites une estimation. Cela vous aidera à prioriser vos efforts et à faire des prévisions plus précises.Automatisation avec PipedriveConfiguration des workflows :Utilisez l’outil de workflow pour automatiser les tâches répétitivesCréez des règles basées sur des déclencheurs spécifiques (par exemple, quand un deal atteint une certaine étape)Automatisez l’envoi d’emails de suivi ou la création de tâchesIntégration d’outils tiers :Explorez le Pipedrive Marketplace pour des intégrations utilesIntégrez votre outil de marketing automation pour un alignement ventes-marketingConnectez votre outil de signature électronique pour rationaliser le processus de clôtureUtilisation des modèles d’e-mails :Créez des modèles pour les emails fréquemment envoyésPersonnalisez ces modèles avec des champs de fusionUtilisez la fonction de suivi des emails pour savoir quand vos prospects les ouvrentConseil pratique : Automatiser les tâches répétitives pour gagner du tempsIdentifiez les tâches qui sont effectuées régulièrement et de manière similaire. Par exemple, vous pouvez automatiser l’envoi d’un email de bienvenue chaque fois qu’un nouveau contact est ajouté à Pipedrive.Erreur à éviter : Surutiliser l’automatisation au détriment de la personnalisationL’automatisation est puissante, mais elle ne doit pas remplacer l’approche personnelle. Assurez-vous de maintenir un équilibre entre efficacité et personnalisation dans vos interactions avec les clients.Reporting et analyse des donnéesTableaux de bord personnalisés :Créez des tableaux de bord spécifiques pour différents rôles (commercial, manager, dirigeant)Utilisez les widgets pour afficher les KPI les plus importantsConfigurez des rapports automatiques envoyés par emailRapports clés à suivre :Taux de conversion par étape du pipelineValeur moyenne des dealsDurée moyenne du cycle de ventePerformance par source de leadActivités par commercialAnalyse des performances de l’équipe :Comparez les performances individuelles et d’équipeIdentifiez les meilleures pratiques des top performersUtilisez ces insights pour le coaching et la formationConseil pratique : Utiliser les insights pour affiner votre stratégie de venteAnalysez régulièrement vos rapports pour identifier les tendances. Par exemple, si vous constatez que certains types de leads ont un taux de conversion plus élevé, vous pourriez ajuster votre stratégie de prospection pour vous concentrer sur ces segments.Erreur à éviter : Se fier uniquement aux chiffres sans contexteLes données sont importantes, mais elles ne racontent pas toute l’histoire. Combinez toujours l’analyse quantitative avec des informations qualitatives de votre équipe de vente pour une compréhension complète.Collaborer efficacement avec PipedriveGestion des équipes et des permissions :Définissez des rôles utilisateur appropriés (admin, manager, commercial)Configurez les permissions pour contrôler l’accès aux données sensiblesUtilisez la fonction de visibilité des deals pour gérer qui peut voir quels dealsOutils de communication internes :Utilisez la fonction de mention (@) pour taguer des collègues dans les notesProfitez de l’intégration Slack pour des notifications en temps réelUtilisez la fonction de chat interne pour des discussions rapidesPartage de documents et de notes :Utilisez la fonction de stockage de documents pour centraliser les ressources de venteEncouragez l’équipe à ajouter des notes détaillées après chaque interaction clientPartagez les meilleures pratiques et les cas de réussite au sein de l’équipeConseil pratique : Utiliser les fonctionnalités de collaboration pour améliorer la synergie d’équipeOrganisez des réunions d’équipe hebdomadaires en utilisant les rapports Pipedrive comme base de discussion. Cela permet de garantir que tout le monde est aligné sur les objectifs et les priorités.Erreur à éviter : Ne pas définir clairement les rôles et responsabilités dans PipedriveUne structure floue peut conduire à des opportunités manquées ou à des efforts en double. Assurez-vous que chaque membre de l’équipe comprend clairement son rôle et ses responsabilités dans le système.Optimisation mobile de PipedriveFonctionnalités de l’application mobile :Accédez à votre pipeline et vos contacts en déplacementAjoutez et mettez à jour des deals directement depuis votre smartphoneEnregistrez des notes vocales pour un compte-rendu rapide après une réunionSynchronisation et travail hors ligne :Configurez la synchronisation automatique pour avoir toujours les dernières donnéesUtilisez le mode hors ligne pour travailler sans connexion internetSynchronisez vos données dès que vous êtes de nouveau en ligneAstuces pour une utilisation efficace en déplacement :Utilisez la géolocalisation pour trouver rapidement les contacts à proximitéProfitez de l’intégration du calendrier pour gérer vos rendez-vousUtilisez la fonction de scan de carte de visite pour ajouter rapidement de nouveaux contactsConseil pratique : Configurer des notifications pertinentes sur mobilePersonnalisez vos notifications pour être alerté des événements importants (nouveau lead qualifié, deal qui avance dans le pipeline) sans être submergé par des notifications moins cruciales.Erreur à éviter : Négliger la sécurité des données sur les appareils mobilesAssurez-vous que tous les appareils mobiles utilisés pour accéder à Pipedrive sont protégés par un mot de passe fort et que la fonction de verrouillage automatique est activée.Sécurité et conformité avec PipedriveParamètres de sécurité essentiels :Activez l’authentification à deux facteurs pour tous les utilisateursConfigurez des politiques de mot de passe robustesUtilisez le contrôle d’accès basé sur les rôles pour limiter l’accès aux données sensiblesConformité RGPD :Utilisez les outils de gestion du consentement de PipedriveConfigurez des politiques de rétention des donnéesAssurez-vous que vos processus de collecte et de traitement des données sont conformes au RGPDSauvegardes et récupération de données :Configurez des sauvegardes automatiques régulièresTestez périodiquement le processus de récupération des donnéesFormez votre équipe sur les procédures de sauvegarde et de récupérationConseil pratique : Mettre en place une politique de mots de passe robusteExigez des mots de passe complexes et leur changement régulier. Envisagez l’utilisation d’un gestionnaire de mots de passe d’entreprise pour faciliter la gestion de mots de passe forts.Erreur à éviter : Ignorer les mises à jour de sécuritéLes mises à jour de Pipedrive incluent souvent des correctifs de sécurité importants. Ne les négligez pas et assurez-vous que votre système est toujours à jour.Fonctionnalités avancées et cachées de PipedriveWebhooks :Utilisez les webhooks pour déclencher des actions dans d’autres systèmes lorsque des événements spécifiques se produisent dans PipedriveExemple : Créez un webhook qui envoie une notification Slack chaque fois qu’un deal de haute valeur est gagnéAPI Pipedrive :Exploitez l’API de Pipedrive pour créer des intégrations personnaliséesUtilisez l’API pour synchroniser Pipedrive avec vos systèmes internesPipedrive AI Sales Assistant :Profitez de l’assistant IA pour obtenir des recommandations sur les prochaines actions à entreprendreUtilisez l’analyse prédictive pour identifier les deals les plus susceptibles de se concrétiserCustom Fields :Créez des champs personnalisés avancés comme des champs calculés ou des champs de relation multipleConseil pratique : Expérimenter avec les webhooks pour l’automatisation avancéeUtilisez les webhooks pour créer des workflows complexes entre Pipedrive et vos autres outils.
  
  Conseil pratique : Expérimenter avec les webhooks pour l’automatisation avancéeUtilisez les webhooks pour créer des workflows complexes entre Pipedrive et vos autres outils. Par exemple, vous pourriez configurer un webhook qui déclenche l’envoi d’un questionnaire de satisfaction client via votre outil d’enquête préféré dès qu’un deal est marqué comme gagné dans Pipedrive.Erreur à éviter : Sous-utiliser les fonctionnalités avancéesNe vous limitez pas aux fonctionnalités de base. Explorez régulièrement les fonctionnalités avancées de Pipedrive, car elles peuvent souvent apporter une valeur ajoutée significative à votre processus de vente.Tendances et fonctionnalités futures de PipedriveNouveautés prévues pour 2024 :Amélioration continue de l’IA Sales AssistantIntégration plus poussée avec les outils de visioconférenceNouvelles fonctionnalités de personnalisation du pipelineIntelligence artificielle et machine learning dans Pipedrive :Prédiction des taux de conversion des dealsRecommandations personnalisées pour les actions de suiviAnalyse automatique des communications pour identifier les meilleures pratiquesComment rester à jour avec les évolutions du CRM :Suivez le blog officiel de Pipedrive pour les annonces de nouvelles fonctionnalitésParticipez aux webinaires et formations proposés par PipedriveRejoignez des groupes d’utilisateurs Pipedrive sur les réseaux sociauxConseil pratique : Participer à la communauté Pipedrive pour découvrir de nouvelles utilisationsEngagez-vous activement dans la communauté Pipedrive. Les forums d’utilisateurs et les groupes LinkedIn dédiés sont d’excellentes sources d’astuces et de cas d’utilisation innovants que vous pourriez appliquer à votre entreprise.Erreur à éviter : Résister au changement et ne pas explorer les nouvelles fonctionnalitésLe monde du CRM évolue rapidement. Ne vous enfermez pas dans vos habitudes. Restez ouvert aux nouvelles fonctionnalités et n’hésitez pas à les tester, même si elles bousculent vos processus existants.Optimisation de la prospection avec PipedriveQualification des leads :Utilisez les champs personnalisés pour créer un système de scoring des leadsConfigurez des filtres pour identifier rapidement les leads les plus prometteursUtilisez l’automatisation pour assigner automatiquement les leads qualifiés aux bons commerciauxSuivi des activités de prospection :Créez des objectifs d’activités (appels, emails, rendez-vous) pour chaque commercialUtilisez les rapports d’activités pour suivre la productivité de l’équipeIdentifiez les meilleures pratiques en analysant les activités qui mènent à des conversionsIntégration des outils de prospection :Connectez Pipedrive à vos outils de prospection par email (comme Outreach ou SalesLoft)Intégrez des outils d’enrichissement de données pour obtenir plus d’informations sur vos prospectsUtilisez l’intégration LinkedIn Sales Navigator pour une prospection plus efficace sur les réseaux sociauxConseil pratique : Utiliser les insights de Pipedrive pour affiner votre stratégie de prospectionAnalysez régulièrement vos données dans Pipedrive pour identifier les caractéristiques des leads qui se convertissent le mieux. Utilisez ces informations pour affiner votre ciblage et votre messagerie de prospection.Erreur à éviter : Négliger la personnalisation dans la prospectionMême avec l’automatisation, n’oubliez pas l’importance de la personnalisation. Utilisez les informations stockées dans Pipedrive pour personnaliser vos approches de prospection et augmenter vos taux de réponse.ConclusionPipedrive est un outil puissant qui, lorsqu’il est utilisé efficacement, peut transformer votre processus de vente et booster votre prospection. En suivant ce guide, vous avez maintenant une compréhension approfondie de la façon d’exploiter pleinement les fonctionnalités de Pipedrive, des bases essentielles aux fonctionnalités avancées.Rappelez-vous que la clé du succès avec Pipedrive réside dans son utilisation constante et son adaptation continue à vos besoins spécifiques. N’hésitez pas à expérimenter avec différentes configurations, à explorer de nouvelles fonctionnalités et à ajuster vos processus en fonction des insights que vous obtenez.Enfin, gardez à l’esprit que Pipedrive n’est qu’un outil. Son efficacité dépend de la façon dont vous l’utilisez. Encouragez votre équipe à l’adopter pleinement, formez-les régulièrement sur les meilleures pratiques, et utilisez les données fournies par Pipedrive pour prendre des décisions éclairées et améliorer continuellement vos performances de vente.En 2024 et au-delà, les entreprises qui maîtriseront l’art d’utiliser efficacement leur CRM auront un avantage concurrentiel significatif. Avec ce guide complet, vous êtes bien équipé pour faire partie de ces entreprises performantes. Alors, lancez-vous, optimisez votre utilisation de Pipedrive, et préparez-vous à voir vos ventes décoller !

Fonctionnalités clés de Pipedrive

• Pipeline de vente visuel
• Gestion des contacts et des entreprises
• Suivi des activités et des tâches
• Rapports et analyses en temps réel
• Intégrations avec de nombreux outils tiers
• Applications mobiles pour iOS et Android

Avantages par rapport à d’autres CRM :

• Interface utilisateur intuitive
• Forte orientation vers les ventes
• Personnalisation facile
• Excellent rapport qualité-prix
• Mises à jour régulières basées sur les retours des utilisateurs

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Conseil pratique : Comment choisir le bon plan Pipedrive ?

Analysez attentivement vos besoins actuels et futurs. Si vous débutez, le plan Essential peut suffire, mais si vous prévoyez une croissance rapide, envisagez le plan Professional pour accéder à des fonctionnalités plus avancées comme l’automatisation des workflows.

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Erreur à éviter :

Ne pas personnaliser Pipedrive dès le début. Trop d’entreprises utilisent Pipedrive avec ses paramètres par défaut.
Prenez le temps de personnaliser les champs, les étapes du pipeline et les rapports pour qu’ils correspondent à votre processus de vente unique. Sinon, faites appel à nos services, par ici.

Comment configurer Pipedrive pour la première fois ?

Etape 1 : Inscrivez-vous sur Pipedrive.com

Choisissez votre plan et complétez les informations de base

Configurez votre profil d’entrepriseInvitez les membres de votre équipe

Importation des données :
Utilisez l’outil d’importation de Pipedrive pour transférer vos contacts, entreprises et deals existants

Assurez-vous de nettoyer vos données avant l’importation pour éviter les doublons

Personnalisation du pipeline de vente :

Définissez les étapes de votre pipeline en fonction de votre cycle de vente

Créez des champs personnalisés pour capturer les informations spécifiques à votre entreprise
Configurez les probabilités de réussite pour chaque étape

Conseil pratique : Structurer efficacement votre pipelineLimitez-vous à 5-7 étapes clés dans votre pipeline. Trop d’étapes peuvent compliquer le processus, tandis que trop peu peuvent ne pas fournir suffisamment de granularité pour un suivi efficace.
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Voici une vidéo pour vous expliquer toutes les fonctionnalités de base pour configurer Pipedrive proprement avec zéro connaissance :

Erreurs à éviter :

Dans la création d’un pipeline c’est mieux de créer entre 4 à 5 étapes maximum. Il faut pouvoir visualiser le pipeline sans avoir besoin de déplacer votre souris. Evitez également de mélanger les activités (appels, emails, relance) avec une étape de pipeline. Cela ajoute des étapes.